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【前瞻】第540期|推动协同办公软件常态化应用的几点建议

钟欣龙 王菲 黄文红

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在抗击COVID-19疫情的过程中,远程办公无疑是复工复产的重要手段。 但在大规模常态应用过程中,我国协同办公软件还存在产品性能有待提高、数据安全机制有待完善、信任机制有待建立等问题。 进一步促进协同办公软件正常应用,需要完善其产品功能、加强数据保护、引入保险机制、加强平台监管。

1、协同办公软件发展趋势

当前,我国数字经济与各产业融合发展持续加速。 传统工业经济时代,固定时间、固定地点进行大量重复劳动的模式已经不能满足数字经济时代对知识和创造力的要求。 能够激发自主创新的远程办公模式逐渐成为数字经济发展的时代选择。 协同办公软件作为实现工作体系数字化转型的关键工具,其发展趋势具有三大特点。

协同办公软件“开发端集成、应用端耦合”的开发特点,实现远程办公、协同办公。 发展方面,企业积极应用大数据、人工智能等新兴信息技术构建发展环境。 通过技术整合,不断优化算法、强化稳定性、丰富功能模块、完善产品组件功能。

在应用侧,企业基于传统平台产品和新一代信息技术产品,采用统一账户体系、开放集成应用,促进功能深度耦合和融合。 通过开放工作流程,可以实现未来的数据集成、业务系统连接和企业管理。 的渗透.

例如,Welink具有自动抓拍功能,通过集成小微AI工作助手等应用实现智能办公; 百度Hi企业智能远程办公平台引入语音、视觉、机器学习等AI技术支持远程办公,并通过智能客服、智能机器人提供人性化服务。 服务。

协同办公软件市场的竞争格局不断演变。 目前,我国协同办公软件产品类别、应用类型、适用场景已进入细分业务格局。

腾讯、阿里巴巴、华为、字节跳动等互联网及科技巨头凭借平台和流量优势,在远程办公领域全面布局服务; 一些A股上市公司,如金山办公、泛微网络、致远网络、启信集团以及苏州科达、汇昌通信等也正着力深化垂直细分,为各类企业提供整体解决方案。

腾讯、阿里巴巴联手盘微、Graphite,将互联网企业与传统OA融合,市场正从单一竞争走向“竞争+合作”模式。 企业微信、钉钉、云智家等互联网企业在团队协作、人力资源、企业培训、财务报销方面,不断加强与盘微、致远等传统OA企业的合作,以及创新石墨、道一等公司。

开发公司的跨界整合成为协同办公软件发展的主要推动力。 目前,传统OA软件企业正在基于自身协同办公软件基础,​​不断拓展云、管道、终端三大技术能力,推动线上业务发展,向即时通讯服务化方向转型,远程办公、多场景协作。

例如,盘维基于自主OA软件,开发了新e生态、e办公、盘维云OA(e-teams)、e移动等新平台产品,支持考勤、会议等远程办公功能和协作。 通过Teams,微软将团队对话、文件、会议和应用程序集中在一个共享工作空间中,彻底实现了远程协作软件的转型。

互联网巨头不再局限于原来的互联网市场。 他们打算利用用户流量优势和丰富的第三方应用服务,将ToC服务延伸到ToB服务贯穿整个企业管理流程,以远程协同工作的形式,通过数据流、信息流驱动业务流和知识流流,延伸传统办公领域的相关业务。

企业微信、钉钉不断从即时通讯、社交服务向协同办公转型,构建移动远程办公和管理系统。

2、协同办公软件正常应用存在的三大缺陷

今年2月以来,远程办公在全国全面铺开,协同办公软件成为各行业实现不停机生产的必备软件。 但大规模正常应用后,暴露出一些不足,亟待改进。

产品性能仍有待提高。 从产品性能测试和大规模应用反馈来看,在移动办公门户方面,由于用户不熟练,飞书、盘微等产品存在用户找不到功能选项、不适应协同办公界面等问题。以及UI设计问题。 不实用等问题; 企业微信还存在多客户端之间协调性差、难以同步的问题。

2月3日,企业远程复工第一天,远程办公需求快速激增,导致钉钉、企业微信、华为WeLink等在线办公软件相继崩溃,导致无法登录、应用卡顿、以及无法发送和接收消息。 、视频会议中断等问题。

另外,由于企业之间的组织文化、管理模式、协作流程不同,通用的协同办公软件无法满足不同企业的不同需求。

数据安全机制有待完善。 企业工作数据安全上云的关键在于数据安全防护。 中间步骤涉及大量文档和数据的共享和交换,数据安全保护需要相应加强。

首先,企业网盘需要加强数据泄露防护。 2017年,百度网盘被曝因公开共享导致数据泄露,导致资源被第三方网盘搜索爬取。

其次,协作文档需要升级加密技术。 文档协作产品的加密方式原始,企业办公加密意识淡薄,必然带来数据传输丢失、泄露的风险。

三是网络连接安全有待进一步加强。 企业网络连接安全防护水平不高,极易引发远程控制、文件盗窃、病毒入侵等网络攻击风险,对企业数据和资产安全构成严重威胁。

迫切需要建立信任机制。 调查发现,企业对协同办公软件正常应用的信任机制尚未完全建立。

首先,企业决策者习惯于传统的面对面沟通方式,认为视频会议在工作安排和项目开发中存在沟通效率和质量低下的问题。

其次,制定适合自己的远程办公管理制度和规定也需要时间。

第三,针对管理者对协同办公软件常态化应用的质疑,迫切需要出台相应的经济损失保险赔偿机制。

三、促进协同办公软件正常应用的四点建议

我国的协同办公软件从初期的无法使用、难以使用,发展到如今基本可以使用,能够满足基本的办公需求。 但有必要推动其正常运用,成为现代工作制度的重要手段,避免疫情过后被束之高阁。 尴尬的局面需要各方共同努力。

提高产品性能,提高协同办公软件的稳定性。 一是鼓励开发协同办公产品的企业以需求为导向,持续完善即时通讯、日历、音视频会议、在线文档、云盘、工作台、协同办公、移动办公平台等主要功能模块,并不断丰富在线办公、诊断、教育等应用场景。

二是规划好产品容量,提高产品承重、抗压能力,保证产品连接的稳定性。

三是构建友好的用户界面,不断降低用户门槛。

加强数据保护,为远程工作提供安全保障。 一是倡导协同办公软件产品与国产密码深度融合和整体应用,打造包括登录、身份认证、链接传输、数据存储等在内的端到端加密移动工作平台。

二是鼓励数据传输过程中使用VPN、安全桌面,防止终端数据泄露。

三是通过数据本地化部署、管理端操作系统加固、数据通信加密等方式加大数据安全防护。

加强平台监管,促进协同办公行业健康有序发展。 一是疫情期间,针对协同办公软件的广泛使用,相关部门应进一步加大对协同办公平台存储数据的安全监管,防范数据泄露风险。

二要立足建设“网络强国”的战略要求,强化《网络安全法》和《个人信息安全规范》在数据监管和安全方面的权威,进一步规范法律政策的应用场景,细化相应处罚、赔偿和纠纷裁决规定,防范可能出现的数据安全监管漏洞和大规模数据隐私泄露风险。

引入保险机制,加快协同办公软件应用推广。 一些企业和组织因担心隐私泄露、数据外流,对协同办公软件的正常应用产生信任危机。 因此,迫切需要探索建立协同办公软件推广试用的保险政策,并将其提上议程。

协同办公软件试行保险机制可以参考美国相关商用软件的做法,并与当地现有政策相结合,如山东省《关于支持第一版次高端软件支持第一版软件的指导意见》。 《加快软件产业创新发展》鼓励商业保险 公司对首版软件采取质量安全责任保险等探索性措施,将部分优秀协同办公软件纳入保险赔偿范围,消除用户关注并加速协同办公软件应用的普及。

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